Outlookin kokousten pituuden automaattinen asetus

Etätapaamiset ovat organisaatiossa yhä enemmän arkipäivää, ja kokouksia voi olla useita peräjälkeen. Usein yhdestä kokouksesta hyppääkin suoraan seuraavaan ilman hengähdysaikaa. Kokousten kestoa voi toki manuaalisesti säädellä tai sopia että pidetään tunnin sijaan 45 minuutin kokouksia. Outlookin (for Microsoft 365) puolelta kokousten kestoon voi myös vaikuttaa asetuksista määrittämällä kokoukset loppumaan etuajassa.

Kokousten kestoa kannattaa toki miettiä koko organisaation kannalta yhtenäiseksi, mutta jos yrityksen käytännöt sallivat, voi omia kokousasetuksiaan muuttaa omaan työskentelyyn paremmin istuviksi. Asetuksiin pääsee esimerkiksi valitsemalla Outlookin ”Tiedosto”-välilehden vasemmasta alalaidasta ”Asetukset”. Avautuvasta ”Outlookin asetukset”-ikkunasta valitaan ”Kalenteri”.

Kalenterin asetusten alta voidaan ottaa käyttöön ”Lopeta tapaamiset ja kokoukset ajoissa” valintaruudulla. Oletuksena alle tunnin kokoukset lyhenevät 5 minuutilla ja tuntia pidemmät kokoukset 10 minuutilla. Aikoja voi säätää omaan ja organisaation työhön sopivaksi.

Asetukset tulevat Outlookissa voimaan seuraavan uudelleenkäynnistyksen jälkeen.

Lisätietoa kokousasetuksista löytyy Microsoftin sivuilta.

Saadaksesi aina uusimmat IT-vinkit, liity mukaan myös IT-vinkit -listalle.
Artikkelin on kirjoittanut Vetonaulan kouluttaja Milla Järvi.